استخدام نظام ساب (SAP) في جامعة السعيد

مشروع التحول الرقمي - جامعة السعيد

ثالثاً: الأهداف الاستراتيجية

1. التكامل المؤسسي: توفير منصة تقنية متكاملة تخفف التحديات بين أنظمة وعمليات النظام الأكاديمي والإداري والمالي وبالتالي تقليل تكرار البيانات/الازدواجية الناتجة عن الإجراءات المتكررة.
2. أتمتة الإجراءات والعمليات: تحويل الإجراءات الورقية واليدوية إلى سير عمل رقمية مترابطة، مما يقلل الوقت والجهد ويحسن سرعة تنفيذ المعاملات.
3. دعم اتخاذ القرار: توفير بيانات دقيقة ومحدّثة إلى جانب التقارير والمؤشرات ولوحات المعلومات، بما يمكّن قيادة الجامعة من اتخاذ قرارات مبنية على الأدلة.
4. إدارة مالية أكثر كفاءة: إنشاء عمليات إعداد الميزانيات والمحاسبة، وتخصيصات للإيرادات والنفقات، ومجالات مرتبطة بالرقابة المالية—مما يحسن الاستدامة الشاملة للثبات المالي.
5. تطوير إدارة الموارد البشرية: إدارة وتخطيط القوى العاملة للموظفين وأعضاء هيئة التدريس، بما في ذلك الرواتب والحضور والإجازات والتدريب وتقييم الأداء.
6. تعزيز إدارة المشتريات والمخزون والأصول: تنظيم دورات المشتريات والعقود والموردين لممتلكات الجامعة، بحيث يتم توجيه الموارد والممتلكات إلى أفضل استخدام.
7. تعزيز الخدمات الأكاديمية وخدمات الطلاب: إتاحة القبول والتسجيل وجداول المقررات والرسوم والنتائج والخدمات الإلكترونية لتحسين تجربة الطالب خلال رحلته داخل الجامعة.
8. تعزيز الحوكمة والشفافية: تحديد المسؤوليات والصلاحيات، وتوثيق عمليات العمل، وتحسين المساءلة والرقابة عبر السياسات واللوائح المعتمدة.
9. تحسين جودة البيانات: إنشاء قاعدة بيانات مؤسسية واحدة موثوقة؛ وتطبيق ضوابط تحمي البيانات، بما يضمن صحتها واكتمالها وإمكانية الوصول إليها مع الأذونات ذات الصلة.
10. تحسين أمن المعلومات واستمرارية الأعمال: حماية بيانات الجامعة الأكاديمية والإدارية والمالية؛ تقليل المخاطر التشغيلية؛ ودعم استمرارية الخدمات في حالات الطوارئ.
11. رفع كفاءة أداء المؤسسات: إنشاء مؤشرات أداء رئيسية لقياس الكفاءة، مع قياسها مقابل الوحدات الأكاديمية والإدارية، ومتابعة التنفيذ عبر الخطط والبرامج/المبادرات الاستراتيجية.
12. دعم الجودة والاعتماد الأكاديمي: توفير البيانات والتحليلات والتقارير المطلوبة لاستكمال عمليات تقييم المؤسسة/البرنامج، وجودة الاعتمادات الأكاديمية، والتصنيفات الجامعية.
13. دعم البحث العلمي والدراسات العليا: المساعدة في تحسين إدارة مشاريع البحث والمنح والميزانيات والمخرجات العلمية، إلى جانب مؤشرات دقيقة لقياس أداء البحث.
14. تحسين تجربة المستفيدين: تقديم خدمات رقمية أسرع وبشكل أكثر موثوقية وأسهل للاستخدام للطلاب والموظفين وأعضاء هيئة التدريس، وكذلك للمورّدين والشركاء.
15. بناء القدرات الرقمية: توفير التدريب للموظفين على استخدام عمليات النظام، وتعزيز التحول الرقمي وإدارة التغيير لتحقيق فوائد مستمرة من تطبيقات ساب.
16. خفض التكاليف التشغيلية: إمكانية إلغاء المعاملات الورقية والعمل المتكرر والأخطاء البشرية؛ وكذلك زيادة كفاءة الموارد المالية والبشرية والتقنية.

رابعاً: الغرض العام من استخدام نظام ساب

تطوير منظومة رقمية متكاملة تساعد جامعة السعيد في إدارة مواردها وعملياتها بكفاءة وشفافية، وتساهم في تحويل البيانات إلى معرفة مؤسسية تدعم التخطيط واتخاذ القرار، وبالتالى تحقيق التميز الأكاديمي والإداري.

اشتراك جامعة السعيد في مايكروسوفت 365 للتعليم

مشروع التحول الرقمي والمنظومة التعليمية - جامعة السعيد

ثالثاً: الأهداف الاستراتيجية للاشتراك

1. دعم التحول الرقمي المؤسسي: وذلك لتطوير نقطة دخول واحدة لجميع عمليات التحول الرقمي التي تربط العناصر الأكاديمية والإدارية والبحثية، في وقت تنتقل فيه الجامعة تدريجياً من الإجراءات القديمة إلى خدمات وعمليات إلكترونية أكثر كفاءة.
2. بناء منظومة التعليم والتعلّم: استخدام تطبيقات مايكروسوفت 365 لتسهيل التعلم الحضوري وعبر الإنترنت والهجين؛ وتنظيم الدروس والمحاضرات والاجتماعات والواجبات والأنشطة التعليمية؛ وإنشاء التواصل بين المدرسين والطلاب بشكل منتظم.
3. تعزيز تواصل الجامعة والتعاون: من خلال تطبيقات مثل مايكروسوفت تيمز، وشيربوينت، وون درايف، وأوتلوك، توفر مايكروسوفت 365 مساحة رقمية تفاعلية للتواصل، ومشاركة الملفات، والتعاون بين الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين.
4. زيادة كفاءة الأداء الأكاديمي والإداري: تمكين موظفي الجامعة من الاستفادة من تطبيقات الإنتاجية المتعددة مثل (Word - Excel - PowerPoint - Forms - OneNote) من أجل توفير الوقت في تنظيم العمل وإنتاج مخرجات بجودة أفضل من التقارير والمراسلات والمستندات المؤسسية.
5. هوية رقمية موحدة للجامعة: تخصيص حسابات رسمية ومراسلات للطلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين، مما يعزز الهوية المؤسسية للجامعة ويزيد من موثوقية المراسلات والاتصالات الداخلية والخارجية.
6. تنظيم إدارة المستندات والملفات: إنشاء قاعدة بيانات مؤسسية لتخزين المستندات والملفات ومشاركتها والبحث فيها، وتنظيم صلاحيات التحكم في الإصدارات، والحد من تجزئة البيانات وفقدانها باستخدام خدمات التخزين والمشاركة المؤسسية.
7. تحسين أمن المعلومات وأمن البيانات: رفع مستوى أمان الحسابات والأجهزة والبريد الإلكتروني وبيانات الجامعة، وتطبيق سياسات مناسبة لإدارة الهوية والوصول والتفويض، مما يقلل المخاطر الرقمية الكامنة وراء محاولات التصيّد والبرمجيات الخبيثة.
8. تطوير المهارات والكفاءات الرقمية: تطوير قدرات توظيف المهارات والتقنيات الحديثة لدى الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين، بالإضافة إلى ترقية قدرات العمل الرقمي والتعاون عن بُعد بما في ذلك إدارة المحتوى وتحليل البيانات.
9. دعم البحث العلمي والابتكار: دعمٌ مرتفع للأدوات التي تُسهّل كيفية تواصل الباحثين وفرق البحث وتنسيقهم وإدارة الملفات والبيانات والمراجع والاجتماعات العلمية، مع تشجيع التعاون الأكاديمي والمؤسسي.
10. تحسين تجربة الطالب في الجامعة: توفير حساب جامعي موحّد للطلاب للرجوع إلى المحاضرات والمواد التعليمية والإعلانات والنماذج والخدمات الخاصة بالجامعة، والرد بسرعة وبجودة أفضل على التواصل بما يحقق رضا الطلاب.
11. دعم استمرارية الأعمال والتعليم: الاستمرار في توفير وسائل التواصل وإجراء الأنشطة التعليمية والإدارية في الظروف غير الطبيعية، عبر توفير إمكانية الوصول إلى الأدوات والملفات والخدمات بأمان ومن مواقع متعددة.
12. أتمتة إجراءات وخدمات الجامعة: التركيز على إنشاء نماذج إلكترونية ورقمنة الموافقات لتبسيط العمليات من خلال الأتمتة، واستخدام تطبيقات مثل (Power Apps, Power Automate, Power BI) لتطوير سير العمل والتقارير التفاعلية.
13. تعزيز الحوكمة الرقمية: تحديد سياسات واضحة للحسابات والتراخيص والأذونات ومعالجة البيانات إلى جانب تحديد مسؤوليات الاستخدام والإشراف والدعم الفني لضمان الاستخدام الأمثل والاستدامة في جميع الأوقات.
14. تحسين اتخاذ القرار المؤسسي: استخدام البيانات والتقارير الرقمية لتتبع الأداء الأكاديمي، والتطور الإداري، وتحديد فرص التحسين، تمكيناً لقيادة الجامعة لاتخاذ القرارات المبنية على الأدلة وفي الوقت المناسب.
15. الصورة المؤسسية للجامعة والقدرة التنافسية: الترويج لجامعة السعيد كنموذج جامعة منفتح على العالم عبر حلول رقمية معاصرة، وإعداد خريجين يستوفون متطلبات سوق العمل في ظل الاقتصاد الرقمي.

رابعاً: الهدف المؤسسي الموجز

أهداف مشاركة جامعة السعيد في مايكروسوفت 365: بناء نظام عمل رقمي ونظام تعليمي واحد لتوفير أساس آمن ومرن وموثوق يدعم التوفير الشامل لتحسين الأداء الأكاديمي والإداري من خلال تمكين التعاون والابتكار مع تعزيز المهارات الرقمية لموظفي الجامعة ودعم بيئة تكنولوجيا المعلومات المؤسسية المستدامة.

خامساً: المخرجات المتوقعة

• تفعيل حساب جامعي رسمي موحد لكل مستفيد.
• تحسين التواصل بين قيادة الجامعة والكليات والأقسام والطلاب.
• زيادة استخدام الأدوات الرقمية في التدريس والتقييم والأنشطة الأكاديمية.
• تقليل الاعتماد على الملفات الورقية والمراسلات التقليدية.
• تسريع إنجاز المعاملات والإجراءات الإدارية.
• تعزيز حماية بيانات الجامعة ووثائقها وحساباتها.
• تنمية مهارات الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين.
• تحسين إدارة الاجتماعات واللجان والمشاريع وفرق البحث.
• دعم التعلم الإلكتروني والتعلم المدمج واستمرارية العملية التعليمية.
• توفير مؤشرات دورية لقياس الاستخدام والأثر والعائد من الاشتراك.